GERENCIA
EN
LAS OFICINA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Lcda. Alexa del C. Herrera C.
RESUMEN
Las
organizaciones han pasados por diferentes etapas registradas en el propio
desarrollo de la humanidad, la forma como se han relacionado a lo largo de la
historia, así como la manera de organizarse. Las empresas y organizaciones
estadales están aplicando de manera efectiva la gestión estratégica, las mismas brindan de manera efectiva esas
herramientas que permiten establecer direcciones y mejorar los procesos de
control. La administración estratégica se define como el arte y la ciencia de
formular, implementar y evaluar decisiones multifuncionales que permitan a la
organización lograr los objetivos. Entonces se puede decir que la Gerencia Estratégica, son
el conjunto de lineamientos, medidas, que permiten a los gerentes direccionar
de forma más efectiva los objetivos de la organización. La implementación de la estrategia requiere
que la empresa establezca objetivos anuales, formule políticas, motive a los
empleados y destine recursos para llevar a la práctica las estrategias. . El Cuadro de Mando Integral conserva la
medición financiera como un crítico de la actuación general.
Palabras clave:
Gerencia Estratégica – Gestión Administrativa
STRATEGIC MANAGEMENT
IN ADMINISTRATIVE OFFICE MANAGEMENT
Lcda. Alexa del C. Herrera C.
ABSTRACT
Organizations have
gone through different stages recorded in the development of mankind itself,
the way they have been linked throughout history, as well as how to organize.
Companies and state organizations are effectively applying strategic
management, they effectively provide these tools to set directions and improve
control processes. Strategic management is defined as the art and science of
formulating, implementing and evaluating multi-functional decisions that enable
the organization to achieve goals. Then you can say that the Strategic
Management, are a set of guidelines, measures that allow managers to more
effectively address the objectives of the organization. The implementation of
the strategy requires the company to set annual goals, formulate policies,
motivate employees and allocate resources to implement the strategies. . The
Balanced Scorecard retains financial measurement as a critic of the overall
performance.
Key words
Administrative Management - Strategic
Management
INTRODUCCIÓN
Las organizaciones
han existido desde el inicio de los tiempos, cuando fueron capaces de ordenarse
desde lo más primitivo hasta nuestros días con tecnologías y métodos más
sofisticados, permitiendo así la necesidad de controlar y hacer seguimiento
para una correcta evaluación de los procesos administrativos dentro de las
empresas, el Cuadro de Mando Integral
como herramienta en la gerencia estratégica, es un modelo que permite evaluar a
la organización desde diferentes puntos de manera de poder llevar un control y
seguimiento con mayor efectividad. Garantizando así el cumplimiento de los
objetivos y metas de la organización.
La oficina de gestión
administrativa, en la actualidad como parte funcional y de apoyo de las
organizaciones gubernamentales, requieren de estas herramientas para brindar
mayor efectividad, dentro del marco de sus funciones. Es por ello que durante
el presente artículo presentamos un panorama por diversas herramientas y
modelos estratégicos, concentrándonos en el modelo del Cuadro de Mando
integral, como modelo de gestión estratégica.
LAS ORGANIZACIONES Y LA
GERENCIA
UN
PASO POR LA HISTORIA
Las organizaciones han pasados por diferentes
etapas registradas en el propio desarrollo de la humanidad, la forma como se
han relacionado a lo largo de la historia, así como la manera de
organizarse. Dentro del transcurso de
esta evolución se encuentra desde el ordenamiento mismo de distribución de
tiempo y tareas en la creación del mundo tal cual le conocemos, estos mismos principios han sido utilizados
durante todo el proceso. Desde la
invasión de la rueda para facilitar el trabajo hasta nuestros días, donde la
tecnología este avanzando constantemente, impulsando a las empresas a cada día
buscar nuevas maneras de aplicar los procesos administrativos.
Este impulso ha llevado a experimentar una
búsqueda interrumpida para perfeccionar las estrategias organizativas, con el
propósito inicial de ajustarse a los cambios que vienen ocurriendo en el
escenario empresarial. El mundo está pasando por un proceso evolutivo, que
permite una transición de los prototipos tradicionales a las representaciones
de las organizaciones recientes. Dichas organizaciones están adaptándose a
culturas administrativas, donde los gerentes deben aplicarlas nuevas tendencias,
permitiendo la aplicación de los procesos de manera estratégica a fin de que se
puedan identificar de manera oportuna los lineamientos establecidos dentro de
las mismas y cumplir con los objetivos y metas propuestos.
Las empresas y organizaciones estadales están
aplicando de manera efectiva la gestión estratégica, las mismas brindan de manera efectiva esas
herramientas que permiten establecer direcciones y mejorar los procesos de
control. Henry Minztberg, nos
menciona que “La Estrategia como el patrón o plan que integra las principales
metas y políticas de una organización y a la vez establece la secuencia
coherente de las acciones a realizar.”
Las organizaciones deben plantearse este
plan, que permita integrar de manera adecuada todos los procesos inherentes a
las funciones administrativas para poder cumplir con los objetivos planteados
dentro de las empresas. Por otra parte
encontramos que la administración estratégica
permite evaluar ese plan y realizar la implementación que conlleve a la
realización de los objetivos de manera más efectivas. Fred David, nos define
“La administración estratégica se define como el arte y la ciencia de formular,
implementar y evaluar decisiones multifuncionales que permitan a la
organización lograr los objetivos”.
La administraciones públicas, actualmente son
desafiadas a innovar en el desarrollos estratégicos emanados de las novedades
que está estimulando a la globalización
en todos los entornos del dinamismo general, los cuales han generado mayor
competitividad dada también la potenciación de las exigencias de las organizaciones gubernamentales.
Teniendo presente que la Administración
Pública, se encargan de canalizar las demandas de índoles sociales, con el
objeto de satisfacer las necesidades y de transformar los recursos estadales en
bienes y servicios para las comunidades que habitan en el país. “Es un elemento básico del Estado. Está formada por un conjunto de organismos
que actúan bajo las órdenes del Poder Ejecutivo” Ma. Amparo Gabin,
Administración Pública, 2009
Asumiendo esta definición, donde la
administración pública es la que debe brindar de manera efectiva y eficiente
los planes que envuelven a las necesidades de la sociedad, y como instituciones
su principal función es de que los
bienes y servicios ofrecidas darse a la comunidad, los procesos internos para
que esos bienes y servicios puedan ser entregados de manera eficaz, las mismas
requerirán de estar estructurada de manera que sus procesos y funciones sean
optimas en sus procesos internos.
En Venezuela la administración pública está
establecida por el ejecutivo nacional enmarcado dentro de las atribuciones del
Presidente de la República.
El funcionamiento de los órganos y entes de
la Administración Pública se sujetará a las políticas, estrategias, metas y
objetivos que se establezcan en los respectivos planes estratégicos,
compromisos de gestión y lineamientos dictados conforme a la planificación
centralizada. Igualmente, comprenderá el
seguimiento de las actividades, así como la evaluación y control del desempeño institucional y de
los resultados alcanzados. Art. 18 L.O.A.P
Las oficinas de gestión administrativas (OGA),
dentro de las instituciones gubernamentales, tiene diversas funciones que le
llevan a ser parte fundamental para el desarrollo de las actividades
principales de la institución,dentro de sus funciones generalmente está compuesta por diferentes áreas que le
permite cumplir con todas las funciones asignadas, se encuentra Área como Finanza, Comercialización, Bienes y Servicios
Generales, estas a su vez están compuestas por unidades que permiten la
adecuada distribución y permitir un mejor desempeño.
La OGA, presenta diferentes inconvenientes en
relación a los procesos administrativos, lo engorroso y burocrático de los
tramites dentro de la misma organización, un proceso puede durar varios días
para la aprobación de los diferentes niveles
jerárquicos dentro de la organización. Adicionalmente, la gestión se ve
afectada al no llevar, la debida
evaluación, control y seguimientos de los mismos.
Actualmente esta situación se ve más afectada
por lo que se está viviendo como nación, donde se dificulta la adquisición de
productos tales como papel, tóner entre otros elementos que permite la gestión
más difícil en la ejecución de dichos procesos. Este escenario que se presenta
actualmente trae como consecuencia que la oficina de gestión administrativa se
vea limitada en efectividad de las instituciones. La gerencia estratégica, puede brindar un
aporte importante para aumentar la efectividad de las OGA.
Gerencia estratégica
La gerencia estratégica está definida por diferentes
autores se presentan algunos definiciones. Para A. Thonsom, La estrategia de una compañía consiste en las
medidas competitivas y los planteamientos comerciales con que los
administradores hacen crecer el negocio, atraen y satisfacen a sus clientes,
compiten con éxito, realizan operaciones y alcanzan los niveles deseados de
desempeño organizacional. Mientras que
para Fred David, La dirección estratégica se define como el arte y la ciencia
de formular, implantar y evaluar las decisiones a través de las funciones que
permitan a una empresa lograr sus objetivos. Por su parte, Serna Gómez, Es el conjunto de acciones que los gerentes realizan
para lograr los objetivos.
Entonces se puede decir que la Gerencia Estratégica, son
el conjunto de lineamientos, medidas, que permiten a los gerentes direccionar
de forma más efectiva los objetivos de la organización.
Diferentes Modelos de Gestión
La gerencia
estrategia presenta diferentes modelos de los cuales encontramos: el Modelo de
Fred David, el Modelo de Goodstein, Nolan y Pfeiffer referido a la Planeación
Estratégica Aplicada y el Modelo de Kaplan y Norton llamado Cuadro de Mando
Integral. Los cuales se detallan a continuación.
Modelo de Gerencia Estratégica según Fred David.
El término planeación
estratégica se acuñó en la década de 1950 y fue de uso común desde mediados de
la década de 1960 hasta mediados de la siguiente.En aquella época,se creía que
la planeación estratégica era la respuesta a todos los problemas.En ese
entonces, la mayor parte del mundo corporativo de Estados Unidos estaba
“obsesionado”con la planeación estratégica. Sin embargo, después de ese auge,
durante la década de 1980 el concepto dejó de usarse luego de que diversos
modelos de planeación no reportaron los altos rendimientos que se esperaba.Con
todo,la década de 1990 trajo consigo un resurgimiento de la planeación
estratégica,y en la actualidad el proceso se practica de manera amplia en el
mundo empresarial.
Fred David, Representa
un enfoque claro y práctico para formular, poner en práctica y evaluar estrategias.
El modelo muestra las relaciones que existen entre los principales elementos
del proceso de la administración estratégica. Este modelo se basa en tres
partes, estas son: la formulación, ejecución y la evaluación de estrategias.
La implementación de
la estrategia requiere que la empresa establezca objetivos anuales,formule
políticas,motive a los empleados y destine recursos para llevar a la práctica
las estrategias.La implementación de la estrategia implica desarrollar una
cultura que la apoye,crear una estructura organizacional eficaz,dar una nueva
dirección a los esfuerzos de marketing,elaborar presupuestos,desarrollar y
utilizar sistemas de información y vincular la remuneración del empleado con el
desempeño de la organización.
La evaluación de la
estrategia es la etapa final de la administración estratégica. Los gerentes
necesitan saber de inmediato que ciertas estrategias no están funcionando bien,
y la evaluación de la estrategia es el principal medio para obtener esta
información.Todas las estrategias son susceptibles a futuras modificaciones,ya
que los factores tanto externos como internos cambian de manera constante.Tres
actividades fundamentales de la evaluación de la estrategia son:1. Revisar los
factores externos e internos que son la base de las estrategias actuales, 2. Medir
el desempeño y 3. Realizar acciones correctivas.La evaluación de la estrategia
es tan necesaria porque ¡el éxito de hoy no garantiza el éxito de mañana! El
éxito siempre genera problemas nuevos y diferentes;las organizaciones que se
muestran indulgentes consigo mismas se condenan a desaparecer.
El Modelo de la Planeación Estratégica Aplicada
Goodstein, Nolan y Pfeiffer.
La planeación
estratégica es un proceso reiterativo. La planeación estratégica y la
administración estratégica (implantación día a día del plan estratégico)
constituyen las tareas más importantes y de nunca terminar de la gerencia,
especialmente de la alta gerencia. Una vez que el ciclo de planeación
estratégica finaliza, la tarea de la gerencia es asegurar su implantación y
luego decidir con respecto a cuándo comenzar el próximo ciclo de planeación
estratégica.
El Modelo del Cuadro de mando integral
El cuadro de mando
integral (CMI) proporciona a los directivos el equipo de instrumentos que
necesitan para navegar hacia un éxito competitivo de futuro. El CMI traduce la estrategia y la misión de
una organización en un amplio conjunto de medidas de la actuación, que
proporcionan la estructura necesaria para un sistema de gestión y medición
estratégica.
Comienzan los
creadores del Balanced Scorecard (BSC) o Cuadro de Mando Integral (CMI), Kaplan
y Norton (2001) afirmando de un modo sorprendente que “en un estudio de 275
gestores de carteras se decía que la capacidad de ejecutar una estrategia era
más importante que la calidad de la estrategia en sí”. En otra encuesta
manejada por los mismos autores se “indicaba que menos del 10 por ciento de las
estrategias formuladas correctamente se aplicaban con éxito.
Dichas
investigaciones permiten que el cuadro de mando integral CMI, sea una
herramienta para la evaluación, seguimiento y control de los procesos
organizados dentro de las instituciones públicas o privadas.
En el estudio seminal
de Kaplan y Norton (1992) que dio lugar a la metodología del Cuadro de Mando
Integral se extraían las siguientes conclusiones sobre un análisis de diversas
empresas norteamericanas: • El 90% de las compañías opina que una verdadera
comprensión de la estrategia orientada a la acción podría influir
significativamente en el éxito de las mismas. • Sin embargo, menos del 60% de
los altos directivos y menos del 10% del personal total creía tener una
comprensión clara de la estrategia. • Además, de ese 60% de altos directivos, menos del 30%, consideraba que la estrategia
se había implantado eficientemente.
Este modelo de
gerencia estratégica, de acuerdo a las estadísticas realizadas en diferentes
empresas, permitieron observar que las mismas eran significativas cuando la estrategia
era orientada a la acción, mientras que determino que los directivos eran más
efectivos cuando tenían una visión más clara de las estrategias planteadas
dentro de la organización. Sin embargo algunos directivos aún estaban que no
eran efectivos en la aplicación de las mismas.
Las mediciones son
importantes, una organización debe tener presente que todo lo que se pueda
medir, entonces se podrá gestionar, desde el comportamiento de las personas,
así como cualquier elemento dentro o fuera de la organización. El Cuadro de Mando Integral conserva la
medición financiera como un crítico de la actuación general, esto lo menciona
Kaplan –Nortan.
Comentarios
Publicar un comentario